源泉徴収票とは？発行が必要なケースや書き方について
従業員の給与や納税額等を記載した源泉徴収票は、その従業員にとって重要な資料です。企業には作成が法的に義務付けられており、毎年従業員には発行を行うこととなります。
作成業務に慣れていない方からすると、そもそも何を記載する書類なのか、どうやって作成すればいいのかが分からず悩むこともあるでしょう。当記事ではそのような方に向けて簡単に源泉徴収票のことを説明していきます。
源泉徴収票とは
そもそも「源泉徴収」とは、給与にかかる所得税をあらかじめ徴収しておくことを意味します。納税義務者が毎年所得を計算して所得税を申告・納税するのが原則ですが、企業に勤める従業員については企業側が源泉徴収を行い、申告や納税手続を代わりにする仕組みとなっています。
そして源泉徴収票は、1年を通して徴収されてきた税額、その他1年間の給与やその他控除等の情報がまとめられた書類です。
従業員からすれば年収などを証明する資料として活用できますし、確定申告が必要な方にとっても税金の計算をするために役立つ重要な資料となります。
源泉徴収票の発行が求められるケース
源泉徴収はあくまで予測に基づく税金の前払いであるため、1年間実際に働いた結果、本当に納めるべき税額とズレが生じることもあります。残業や欠勤、さまざまな事情で毎月の給与は変動することがあるからです。
そこで源泉徴収してきた税額と本来の税額とのズレを修正する「年末調整」も毎年行います。少なくともこのタイミングで源泉徴収票を従業員に対して発行することとなります。その他にもいくつか発行するタイミングがありますので、以下にまとめます。
源泉徴収票を発行するタイミング | |
|---|---|
年末調整後 | 年末調整の計算をした後、年末から1月にかけて発行を行うことが多い。作成した源泉徴収票は以下の各所へ提出が必要。 ・従業員に1部 ・税務署に1部 ・市区町村に2部 |
退職をするとき | 退職した従業員に対して企業は源泉徴収票を発行しないといけない。最後の給与等の額が定まったタイミングで発行するため、おおむね退職から１ヶ月後となる。退職時に発行する源泉徴収票は、１年分ではなく「その年の1月1日～退職時点まで」の分を記載する。 |
収入証明が必要なとき | 住宅ローンや自動車ローンなどの審査時、保育園への入園時など、収入の証明が必要な場面で従業員から発行を求められる。 |
なお、源泉徴収票は書面で（紙で）交付するのが基本ですが、事前に承諾を得ているなど一定の要件を満たせば電子交付とすることも可能です。
源泉徴収票の書き方
源泉徴収票を作成するとき、次の事柄を記入していくこととなります。
- 従業員の基本情報
- 支払った給与や源泉徴収税額等
- 配偶者や扶養親族等
- 社会保険料等の金額
以下で、源泉徴収票の書き方の基本をまとめていきます。
従業員の基本情報の記入する
まずは源泉徴収票トップに記入欄が設けられている「支払いを受ける者」についてです。
この欄に関しては特に悩むこともないでしょう。フリガナ付きで氏名を記入し、その他住所やマイナンバーも書いていきます。
役員に対しては役職名、その他管理職であれば「〇〇部長」などの肩書も併せて記入しましょう。
支払った給与や源泉徴収税額等の記入する
続いて以下の欄につき、それぞれ記入を進めていきます。
- 種別
「給料」や「収入」など、支払ったお金の種類を記入。 - 支払金額
源泉徴収される前、各種控除等も差し引く前の、給与の総額を記入。 - 給与所得控除後の金額
②から給与所得控除の額を差し引いた金額を記入。支払金額の大きさに対応して、55～195万円を差し引くことができる。 - 所得控除の額の合計額
各種所得控除の額の合計を記入。医療費控除や障害者控除、配偶者控除、基礎控除など様々な種類がある。 - 源泉徴収税額
源泉徴収してきた税額の合計額を記入する。
上の③から④を差し引いた値が課税所得となり、これを基に所得税が計算できます。
配偶者や扶養親族等の記入する
配偶者など、家族構成が税額の影響することもあるため、以下の欄についても埋めていきます。
- （源泉）控除対象配偶者の有無等・配偶者（特別）控除の額
所得が一定額以下であるなど一定の条件を満たす配偶者がいるかどうかを記入。控除の額も併せて記入。
- 控除対象扶養親族の数（配偶者を除く。）
配偶者以外の、扶養親族であって控除の対象になる人物の数を記入。
- 16歳未満扶養親族の数
扶養控除の対象外ではあるが、16歳未満の家族についても人数を記入。
その他、必要に応じて「障害者の数（本人を除く。）」や「非居住者である親族の数」なども記入していきます。
社会保険料等の金額を記入する
続いて、給与から天引きしていた健康保険料、厚生年金保険料などの合計額を「社会保険料等の金額」の欄に記入します。
さらに、従業員個別に加入している保険等があるときは「生命保険料の控除額」「地震保険料の控除額」「住宅借入金等特別控除の額」などの欄も埋めていく必要があります。従業員から受けた申告内容に応じて、具体的な金額を記入します。
金額の記載ミスには要注意
企業には源泉徴収票の作成義務が課されていますが、ただ作って渡せば良いものではありません。金額を多少間違えても企業にダメージはないかもしれません。しかし従業員にとっては重大な問題となることもあります。
そのため1円のミスもないよう、慎重に作成作業を進めていくことが必要であり、社内でチェック体制を整備することも大事です。「書き方が合っているのかわからず不安」「業務が忙しくなかなか作成作業が進まない」などの問題を抱えているときは専門家にも相談して解決を図ると良いでしょう。
