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「月次決算」はすべての企業に義務として課されているわけではありません。しかし年次の決算を行う上で、また、財務状況を把握する上でも重要な処理といえるものです。

ここでは、月次決算でどのような業務が発生するのか、実務上注意すべきポイントなど基本的なことを整理します。

月次決算は「毎月の経営状況を把握する作業」

月次決算とは「1ヶ月単位で自社の収益・費用・資産・負債の状況を会計上整理し、経営状態を確認する決算業務」のことです。

法律で義務付けられているわけではなく、各社任意で行うものという立ち位置です。

「決算」というと一般的には年度末に行う年次決算を指すことが多く、こちらは会社法や法人税法などで実施が義務付けられています。月次決算はその年次決算とは別に、毎月の経営状況を可視化するために自主的に行うものといえるでしょう。

なぜ毎月やるのかというと、年次決算だけでは「前1年間の業績」しか見えないからです。月次で数字を締めていれば、売上の落ち込みや想定外の費用増加をその月のうちに察知し、手を打つことができます。また融資を検討している事業者にとっても、月次決算を実施していることは金融機関からの信頼獲得につながります。

年次決算との比較

年次決算との違いは次のようにまとめることができます。

月次決算を毎月きちんと行っていると、年次決算の際に残タスクが積み上がらず、作業の負担を一年間に分散できるというメリットもあります。短期間に大量の仕訳を処理しなくて済むため、年度末のミスや漏れのリスクも下げられるでしょう。

月次決算の具体的な業務内容

月次決算の作業は大きく①集計と②決算整理に分けられます。

まず、当月中のすべての取引について、請求書・領収書などの証憑（取引の根拠となる書類）が正しく会計ソフトに入力されているかを確認します。ここで漏れがあると、その後の数字がずれてしまいます。

続いて決算整理です。これは月末時点の財務状況を正確に反映させるための調整作業で、実務の中心となる部分です。

主な処理内容は以下のとおりです。

これらの処理が完了したら月次試算表を作成し、損益計算書・貸借対照表として経営者に報告します。その際、前月比較や予算対実績の差異分析を添えるとより現状や傾向が把握しやすくなるでしょう。

実務上気をつけたいポイント

月次決算に取り組むうえで意識しておきたい大事なポイントを以下にまとめました。

証憑の提出締め日の徹底

月次決算の精度は、証憑の収集がどれだけ漏れなく行われるかにかかっています。

しかし、部署ごとに経費精算のタイミングがバラバラであったり、領収書を担当者が持ったままになっていたりするケースも珍しくありません。

そこで月次決算の締め日と書類の提出期限を社内全体に周知して守ってもらう仕組みを作ることが、作業をスムーズに進める上で重要になってきます。

経過勘定の計上漏れ

見落とされやすいのが経過勘定の処理です。たとえば半年分の家賃を一括で支払った場合、その全額を支払い月の費用にしてしまうと、その月だけ費用が膨らんで損益が歪みます。

費用は実際に発生した期間に対応させて計上するのが原則で、この処理をきちんと行わないと月々の数字が実態を反映しなくなります。

経営判断に役立つ資料としてまとめる

月次決算は試算表を作ることだけが目的ではなく、本質的には経営判断に活かすことが重要です。

「売上が計画比で下回っているがどの商品か」「先月より販売管理費が増えているがなぜか」といった視点で読み解き、経営者に具体的な情報として届けることが求められます。

数字を出すだけで終わらせず、差異の背景まで把握する姿勢が月次決算の質を左右することになるでしょう。

スピードも正確さも大切

月次決算は翌月初の早い時期に完了させるのが理想的です。遅くなるほど数字が経営判断に使えなくなるためです。一方で、スピードを優先するあまり誤りが生じてしまっては意味がありません。

毎月の作業をルーティン化・半自動化するなどの工夫で、高い精度で効率的に回す体制を整えましょう。

月次決算の体制づくりや分析まで含めて安定的に運用するため、税理士などの専門家を活用することもご検討ください。